Ragioneria
Azienda Pubblica di Servizi alla Persona
Opere Sociali di N.S. di Misericordia
Settore Economico Finanziario
Il sistema informativo contabile dell’A.P.S.P. Opere Sociali di Nostra Signora di Misericordia di Savona, ispirato ai principi economico-patrimoniali, è finalizzato a fornire un quadro complessivo dei costi e dei ricavi dell’Azienda, nonché delle variazioni patrimoniali e finanziarie. Il sistema informativo contabile si struttura nelle fasi di programmazione, gestione e consuntivazione dei risultati. I documenti ufficiali in cui sono riportate le informazioni contabili sono il Bilancio Preventivo Economico, per quanto attiene la fase di programmazione, ed il Bilancio di Esercizio, per quanto attiene la fase di consuntivazione dei risultati.
Il Settore Contabile svolge le proprie funzioni suddividendo le numerose competenze tra i vari uffici operativi:
• Ufficio Bilancio: redazione annuale del Bilancio Preventivo Economico e Bilancio di Esercizio
• Pagamenti: e pagamento fornitori
• Ufficio Stipendi: gestione retribuzioni stipendiali
• Ufficio Provveditorato: acquisizione beni e servizi e liquidazione c/fornitori
• Ufficio Inventari: redazione e gestione inventari
• Ufficio Entrate: gestione, monitoraggio e registrazione incassi dell’Azienda, riscossione contanti
• Ufficio Contratti e Locazioni: Redazione contratti di locazione – gestione entrate da fitti e relazioni con il pubblico.
Ufficio Bilancio
Questo servizio rappresenta il fulcro di tutto il Settore di Ragioneria che, da solo, non avrebbe motivo di esistere ma che è costruito sulla base di tutti i procedimenti e le istruttorie elaborate e gestite dagli altri Servizi dello stesso. Si avvale dunque della collaborazione continua del personale addetto al Settore stesso per raggiungere gli obiettivi finali che raggruppiamo in:
• Redazione Bilancio
• Redazione del Piano dei conti
• Redazione dello Stato Patrimoniale
• Redazione del Conto Economico
• Redazione della Nota integrativa
• Controllo dei budget previsti nel Bilancio ed assegnati ai Centri di Responsabilità
Questo Servizio svolge funzioni di organizzazione, programmazione e coordinamento di tutti gli altri servizi annessi al Settore di Ragioneria.
Il Servizio di Bilancio provvede alla tenuta ed al controllo periodico dei vari libri e/o registri previsti dalla normativa vigente (art. 2214 c.1 c.c.):
• Il libro giornale, che deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’Azienda, evidenziando le singole operazioni (obbligo di tenuta fiscale: art. 14 dpr 600/73)
• Il libro degli inventari dove occorre inserire le attività e le passività già esposte in bilancio esponendo le voci dell’attivo e del passivo con un certo grado di analiticità (obbligo di tenuta fiscale: art. 14 dpr 600/73)
• Il registro delle fatture d’acquisto, il registro delle distinte di pagamento, il registro delle prime note (da conservare per 10 anni)
• Il registro dei beni ammortizzabili o libro cespiti (facoltativo)
• IL libro mastro (facoltativo), costituito dall’insieme delle schede contabili accese ai singoli conti dello stato patrimoniale e del conto economico. La tenuta di questo libro consente di individuare con appositi calcoli, le singole rilevazioni contabili accese a fronte di ogni conto di contabilità generale (in pratica la rilevazione cronologica delle operazioni aziendali sul libro giornale mediante registrazioni sistematiche avrà come riflesso l’inserimento degli importi di dette operazioni nelle schede di mastro relative ai conti coinvolti nelle registrazioni contabili.
Fa capo a questo ufficio la competenza in materia di emissione e/o estinzione di depositi o libretti cauzionali.
L’attivazione è effettuata su richiesta di vari uffici: Tecnico (a garanzia lavori), Locazioni (a garanzia locazione), Istituti (per inserimento ospite) ecc.
Questa istruttoria prevede altresì una rendicontazione annuale dei depositi attivati con chiusura annuale.
Responsabile: Sig. Cazzato Francesco
- Barisone Sandra
- Minetti Maura
Contatti: francesco.cazzato@operesociali.it – 019/8331225-24
Ufficio PAGAMENTI
L’azienda nello svolgimento della sua attività, volta ad attuare i programmi definiti nella nota integrativa del bilancio, deve svolgere una serie di operazioni contabili (incassi e/o pagamenti) che prevedono numerose registrazioni sistematiche di operazioni; queste registrazioni contabili costituiscono la contabilità stessa dell’Azienda. A seguito del cambiamento di contabilità da Finanziaria ad Economica l’A.P.S.P. contabilmente assume l’aspetto di una azienda con la tenuta di una Contabilità a partita doppia e di tutti i documenti contabili da questa previsti (registro delle fatture d’acquisto e delle fatture emesse, elenco dei fornitori, libro giornale ecc..);
Il Servizio comprende un’attività di gestione del budget assegnato per ogni conto di spesa e di elaborazione dati per risultanze economiche di gestione, quantificazione costi ed elaborazione previsione.
La scadenza delle fatture è prevista a 60 giorni data fattura fine mese; tuttavia per esigenze particolari che di volta in volta l’ufficio competente dovrà comunicare per iscritto, è possibile un pagamento anticipato.
In merito alla scelta delle modalità di pagamento delle fatture, l’Azienda, per una maggiore funzionalità del servizio ed una velocizzazione delle scritture contabili, utilizza il versamento tremite c/c bancario o postale che ogni fornitore deve comunicare per iscritto in un apposito modulo predisposto dall’ufficio all’inizio del rapporto giuridico con L’azienda e ogni qualvolta il fornitore decidesse di cambiare la modalità di pagamento scelta in origine (vedi modulo “richiesta modalità estinzione pagamenti”).
In casi particolari ove non fosse possibile effettuare il versamento in c/c bancario e/o postale, l’ufficio può autorizzare un pagamento di fattura in contanti, previ accordi antecedenti all’emissione della fattura.
Questo settore provvede all’acquisto di beni ed alla fornitura di servizi necessari per il normale funzionamento del centro di costi “Uffici Amministrativi”ed alla gestione del servizio di cassa economale.
Il servizio è diretto dal Responsabile dell’Area Contabile che lo sovrintende e lo coordina. Il servizio svolge principalmente le seguenti attività:
• Gestione delle procedure di acquisto di beni e servizi (relativi al centro di costo “Uffici Amministrativi”)
• Gestione della Cassa Economale
• Programmazione degli approvvigionamenti relativi al centro di costo gestito
• Gestione del Magazzino
Oltre alle funzioni sopraelencate tale ufficio provvede al pagamento delle spese d’ufficio per le quali ricorrano le seguenti condizioni:
spese urgenti e indifferibili, non programmabili o relative a generi temporaneamente non disponibili presso i magazzini, necessarie per il funzionamento dei servizi; l’importo della spesa è normalmente di modesta entità (di regola non superiore a 2.000,00 €.)
Il Servizio Finanziario può inoltre disporre pagamenti attraverso il Servizio Economato nei seguenti casi:
1. acquisto di pubblicazioni ed abbonamenti
2. assolvimento di imposte e tasse dovute per disposizioni di legge, nei casi in cui non sia possibile attivare la procedura di pagamento mediante il Cassiere senza incorrere nell’applicazione di interessi di mora
3. per fronteggiare spese per le quali è necessario corrispondere specifiche anticipazioni di cassa
4. per fronteggiare spese di particolare natura, impreviste ed urgenti, senza l’effettuazione delle quali può derivarne grave danno all’Azienda.
5. altre ed eventuali
Gestione cassa economale
Questo servizio di cassa rende possibile l’attuazione di piccole spese necessarie all’azienda ed è utilizzato al fine di poter disporre immediatamente l’acquisizione di beni o di poter effettuare spese a scadenza imminente.
Servizio di programmazione degli approvvigionamenti
Questo servizio prevede la programmazione degli approvvigionamenti e delle attività ad essi propedeutiche aventi carattere di continuità. Si provvede mediante appositi piani dell’ufficio di provveditorato; a tale fine i responsabili dei servizi trasmettono al Servizio di Provveditorato tutte le richieste per gli approvvigionamenti annui dei beni necessari per il funzionamento e il mantenimento dei propri servizi; sulla base delle richieste il Provveditorato predispone i piani di approvvigionamento.
Gestione del Magazzino
I beni acquistati dall’ufficio Economato, secondo i piani di approvvigionamento dell’Azienda, sono conservati in un apposito magazzino. La gestione del Magazzino di economato prevede il carico e lo scarico dei beni in un apposito Giornale di Magazzino. Questa operazione sarà poi collegata alla redazione dell’inventario dei beni mobili dell’Azienda.
Ufficio Inventario
L’azienda è tenuta a controllare l’esistenza ed il valore degli elementi attivi e passivi del patrimonio mediante la redazione di un inventario. A norma dell’art. 2217 c.c., deve avvenire all’inizio dell’attività dell’azienda e successivamente ogni anno.
Le operazioni di inventario consistono in una verifica degli elementi attivi e passivi attuabile mediante:
• Una verifica delle quantità (svolta sia con conta fisica sia con correlazione a quanto inserito contabilmente)
• Una valorizzazione egli elementi attivi e passivi riscontrati che sia in accordo con quanto effettuauto ai fini del bilancio
Tutti gli elementi attivi e passivi riconducibili all’azienda devono essere inseriti nell’inventario
L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto economico. Con quest’ultima disposizione l’art. 2217 c.c. indica la necessità di riportare lo stato patrimoniale ed il conto economico dell’azienda di seguito all’inventario delle singole attività e passività.
Il libro degli inventari: Prima di essere posto in uso il libro inventari deve essere numerato progressivamente in ogni pagina: non è soggetto a bollatura né a vidimazione, la numerazione delle pagine è effettuata direttamente dall’interessato che attribuisce un numero progressivo ad ogni pagina prima dell’uso.
La redazione dell’inventario prevede un intrecciarsi di varie attività del Settore Ragioneria; in essa difatti devono convergere varie competenze
FASE 1 – RICOGNIZIONE DATI (classificazione, descrizione
o tutti i dati relativi ai beni mobili di proprietà dell’Azienda (compresivi dei vari spostamenti, dismissioni, acquisizione di valore a seguito di ristrutturazione degli stessi) attraverso la redazione e la successiva classificazione e registrazione delle schede di magazzino.
o cernita dei beni da assoggettare a rilevazione inventariale (ad es. sono esclusi dalla rilevazione i materiali di consumo per la pulizia, materiale pubblicitario, cancelleria)
o quantificazione monetaria del valore di ogni singolo bene
o elenco dei beni di valore inferiore a € 516,46 per i quali è consentita la deduzione integrale della spesa nell’esercizio in cui è stata sostenuta, sottoponendo dunque il bene ad un ammortamento del 100% nell’anno di acquisizione.
o la quantificazione delle immobilizzazioni materiali (beni di uso durevole che rappresentano costi sostenuti e comuni a più esercizi, che concorrono al processo produttivo di più periodi: es. impianti e macchinari, automezzi, macch9ne d’ufficio elettroniche, sistemi telefonici elettronici, mobili, arredi, beni materiali diversi) che daranno vita ad ammortamenti.
o quantificazione dei beni ammortizzabili
o Quantificazione degli impianti e macchinari e scelta delle diverse aliquote di ammortamento da applicare
o Quantificazione delle giacenze di magazzino
FASE 2 – TRASFORMAZIONE IN VALORE MONETARIO
Questa fase comprende l’elaborazione dei dati raccolti e la valorizzazione in moneta secondo criteri specifici dettati dalla normativa vigente e dal codice civile e diversi, di volta in volta, a seconda della tipologia del bene da inventariare.
FASE 3 – TRASCRIZIONE INVENTARIALE
Dopo aver trasformato il bene materiale in valore economico, questo viene trascritto nell’inventario
FASE 4 – TRASPOSIZIONE DATI INVENTARIALI NEL CONTO ECONOMICO E PATRIMONIALE
Questa ultima fase consiste nella trasposizione a fine anno, delle risultanze inventariale nell’apposito documento annuale dell’azienda.
Servizio ENTRATE
Il servizio Entrate può essere suddiviso in due parti in ordine alle principali competenze che lo caratterizzano:
• Gestione, registrazione e comunicazione incassi dell’Azienda
• Riscossione contanti per conto Banca
Gestione Entrate
La gestione delle entrate dell’Azienda è monitorata giornalmente grazie ad un sistema informatico denominato in.biz che ci permette di visionare tutti gli incassi avvenuti presso il nostro Cassiere Banca Intesa. A cadenza giornaliera viene stampato un documento che certifica tutti le operazioni di incasso sul nostro conto corrente bancario con specificato l’importo, la data dell’avvenuto versamento ed il nome del versante.
Queste operazioni vengono accuratamente filtrate da un operatore addetto e registrate in contabilità economica per individuare e canalizzare l’incasso nel conto economico predeterminato.
L’operatore addetto deve giornalmente stampare tale documento; settimanalmente ha il compito di visionarlo, controllarlo, e di inoltrare i dati agli uffici addetti ai centri di ricavo predeterminati (affitti, rette ecc)
Riscossione Contanti
Il Servizio Entrate prevede anche la riscossione di contanti per particolari servizi quali Fitti e/o rette.
I contanti vengono riscossi dall’impiegato addetto che dovrà rilasciare una ricevuta provvisoria all’utente inserendo nome del versante, causale, importo e n. di conto economico di entrata. La richiesta dovrà essere controfirmata dal creditore e sarà allegata alla quietanza definitiva della banca.
Il creditore può chiedere all’impiegato la ricevuta originale, questa verrà rilasciata in copia solo ad avvenuto versamento in banca.
Protezione dati personali
All’interno dell’area contabile è stata individuata una unità quale “Responsabile del trattamento dati” che si occupa di evadere tutte le richieste inerenti tale argomento e provvede alle varie incombenze previste dalla nuova normativa sulla Privacy. D.L.vo 30/6/03 n. 196